Идва краят на бумащината в HR отделите

Как електронното трудово досие трансформира HR процесите, споделеният опит от БОРИКА АД

снимка: freepik

Идва краят на бумащината в HR отделите

Как електронното трудово досие трансформира HR процесите, споделеният опит от БОРИКА АД

14:44 | 17 юли 2023 0 5467 снимка: freepik

Днес дигитализацията ускорено навлиза на работното място във всички процеси и звена, за да даде повече ефективност и устойчивост. А динамиката показва, че онези компании, които се забавят да модернизират работата си, вероятно ще загубят сериозно конкурентно предимство.

HR Guest

В областта на човешките ресурси вече се усеща натиск в тази посока, наложен не само от навлизането на хибридната и дистанционна форма на работа, но и с цялостната трансформация на бизнесите и смяната на поколенията. Това означава на първо място умно управление и автоматизация на традиционните аналогови процедури по управлението на хора. Сред процесите, отнемащи най-много време и административен капацитет на HR екипите се откроява поддържането и актуализирането на документация, свързана с трудовите правоотношения със служителите.

Решението

Електронното трудово досие не само дигитализира огромните архиви от данни и документи, но и ги прави лесни за актуализация, управление и анализ. То заменя традиционните хартиени документи и изпраща в историята тромавите административни процеси и бумащина в управлението на човешките ресурси. Това помага на компаниите да рационализират работата, като в същото време спестяват разходи, подобряват точността и сигурността на данните, и дава възможност на мениджмънта да взима по-ефективно решения за организацията и да се фокусира върху стратегическите аспекти от дейността.

БОРИКА - един от лидерите в предоставянето на удостоверителни услуги у нас успешно внедри решението електронно трудово досие, на база електронна идентификация и отдалечено подписване на документи.

Каква информация съхранява електронното трудово досие?

Електронното трудово досие представлява дигитална платформа, която съхранява и управлява информацията, свързана със служителите и техните трудови правоотношения. Софтуерното решение автоматизира и улеснява по-голяма част от HR процесите, свързани с управлението на екипи - назначения, преназначения, актуализация на документи - договори, анекси, споразумения, отпуски и болнични и други.

Целият този масив от данни, организиран в интелигентна система за удобно подреждане, търсене и лесен достъп, отговаря на всички нормативни изисквания. А сигурността и защитата на личните данни са подсигурени в няколко степени по отношение на достъпност и съхранение.

Какви са ползите за работодателя и служителите?

Експертите от БОРИКА посочват няколко важни аспекта от внедряването на електронното трудово досие както за компаниите, така и за служителите:

Спестява пари и време. С използването на дигиталната платформа отпада необходимостта от разпечатване на купища бумащина, поддържането на физически архив в специално помещение и пр. В допълнение на преките разходи сериозно намаление се отчита и в косвените разходи, свързани с работата на HR екипите по управление на тези процеси. Отпадат също редица логистични разходи, които при компании с множество офиси и хибриден модел на работа, могат да са доста големи.

С умното управление на всички тези документи в пъти се съкращава времето за обработка и актуализация. Електронното трудово досие предлага опции за групово подписване и автоматизирано делегирано подписване посредством приложението B-Trust Mobile - изключително полезна функционалност за мениджърите в компанията, на които често се налага да преглеждат и подписват еднотипни документи за голяма кохорта служители.

Осигурява защита и сигурно съхранение на информацията. Физическият архив на трудовите правоотношения изисква специални помещения с противопожарни и други системи, оторизиран достъп и пр. Дигиталният архив прави всичко това много по-сигурно, подобрявайки поверителността на данните. Информацията се съхранява на защитени сървъри с различни възможности за back-up на документацията. И докато при физическо помещение организирането на различни нива на достъп спрямо функциите и позицията на служителите е невъзможно, то в дигитална среда това се управлява и проследява изключително лесно с помощта на асоциирането на роли и двуфакторна автентикация. Това позволява много по-сериозна защита от неоторизиран достъп и дава възможност компаниите да съблюдават законовите изисквания по GDPR доста по-ефективно.

Достъпност и дистанционна работа. Електронното трудово досие може да бъде достъпно от всяка точка при съответната автентикация и разрешения - както от страна на HR специалистите и мениджмънта, така и на конкретния служител. Това прави системата изключително полезна при компании в дистанционна или хибридна форма на работа или такива, притежаващи множество офиси и точки на дейност. Специалистите по човешки ресурси и мениджърите могат да обработват информация за служителите от разстояние, подобрявайки сътрудничеството и гъвкавостта в процеса.

Всеки служител също има достъп до информацията в своето трудово досие, което прави комуникацията с компанията много по-прозрачна.

Предоставя удобство, бързина и достъп. Цифровите записи позволяват да бъдат оптимизирани и автоматизирани повтарящи се задачи. Отделите по човешки ресурси лесно търсят и актуализират данните на служителите, администрират различни процеси с минимални усилия, освобождавайки време за по-стратегически инициативи в областта на човешките ресурси.

Електронното трудово досие съхранява по интуитивен и добре организиран за анализ начин информация за всеки служител, свързана с неговата заетост и кариерен път в организацията. Така платформата може ефективно да се превърне в полезен аналитичен инструмент за управление на рисковете и възможностите, свързани с човешкия капитал на организацията.

Подобрява точността на данните. Автоматизираните функции за въвеждане, валидиране и подписване помагат за поддържането на точна и актуална информация за служителите. Електронните системи силно ограничават възможността за човешка грешка и несъответствие в данните, които често се случват при ръчно водене и управление на масивите.

Може да се интегрира с други HR системи и с услуги за електронно подписване на документи. Решението може да бъде интегрирано в различни системи и софтуери, които екипите по управление на човешките ресурси използват в своята работа. Електронният подпис за отдалечено подписване на документи, който служителят получава безплатно, му спестява административна тежест, като освен това дава възможност за използването му и за други лични нужди.

Не на последно място, решението напълно покрива всички нормативни изисквания за трудово-правните отношения и дигиталното взаимодействие със служителите, осигурявайки прозрачност, проследимост и спокойствие както за компаниите, така и за работещите.

Повече информация за ползите от внедряването на електронното трудово досие във вашата компания, вижте в специалното видео с Емилия Иванова, ръководител отдел "Човешки ресурси" в БОРИКА АД

Материалът е изготвен в партньорство с БОРИКА АД

ИЗБРАНО