17-11-2017 20-11-2018

Трите предизвикателства пред внедряването на електронно трудово досие

HR Guest представя Савина Динева

09:30 | 11 ноември 2021 0 3179 Фотограф: Тихомир Лазаров

"Темата за Електронното досие стана особено актуална с налагането на първия локдаун в страната. Фирмите търсеха законов начин да подписват електронно документи си със служители в ситуация на работа от вкъщи.", споделя Савина Динева, следващият ни гост в рубриката HR Guest.

Савина Динева е Мениджър Бизнес Развитие в Sb Accounting & Consulting, водещ доставчик в предоставяне на услуги в областта на Payroll, HR Администрацията, Счетоводството и Финансовия мениджмънт. Фирмата ежемесечно изчислява възнагражденията на над 14 000 служители. Sb E-File e система за Електронно управление на трудовите досиета, която вече се използва от повече от 30 фирми и над 3000 служители.

Какви са предизвикателствата при внедряване на система за Електронно досие?

Мога да обобщя предизвикателствата пред всеки HR екип в 3 групи - да разбере същността на електронните услуги, да защити бюджета и промяната на процесите пред мениджмънта, да мотивира служителите активно да съдействат за внедряването на решението.

От къде трябва да започне всяка фирма, която иска да премахне хартията в HR?

Първата стъпка е запознаването с темата за електронните услуги и разбирането на понятия като КЕП, връчване чрез електронна препоръчана поща, електронно удостоверение на време. Често хората са изненадани, че в страната ни има нормативна база повече от 3 години, която регламентира Електронното досие - Законът за електронния документ и Наредбата за електронно трудово досие. Последната поставя доста изисквания към работодателя, както и към електронната система, които ние изцяло сме имплементирали.

Какво представлява Системата за електронно управление на трудовото досие?

Темата за Електронното досие стана особено актуална с налагането на първия локдаун в страната. Фирмите търсеха законов начин да подписват електронно документи си със служители в ситуация на работа от вкъщи. Повод да се замислите за подобна система може да е Ковид, но Електронното досие не е просто електронно подписване на документи. Това е цялостна система, която позволява оптимизиране на процесите в HR Администрирането и в средносрочен план до 5 години, това ще е обичайна практика в повечето фирми, както електронното банкиране за всеки от нас.

Нашата системата SB E-File, включва целия процес от качването на готови документи, през подписването им с квалифициран електронен подпис (КЕП), до връчването им чрез електронна препоръчана поща и цялостното им електронно съхранение. За целта имаме интеграция на корпоративната ни платформа Webtools с доставчика на квалифицирани електронни услуги Evrotrust. Създадените и подписани по този начин документи имат доказателствената сила на саморъчно подписаните такива. Системата позволява да управлявате документите и да подписвате от всяко място и по всяко време 24/7.

Внедряването на подобно решение изисква ли голям бюджет?

Работодателят покрива всички разходи за подписването на електронните документи със своите служители. Този бюджет на месец е съпоставим с разходите за хартия, принтиране и куриерски услуги, които съпътстват хартиеното досие. Това, което често не се осъзнава в началото от екипа, който взема решението е времето, което губят колегите от всеки HR екип в логистика. Внедряването на Електронното досие намалява значително административната работа и това води до по-голяма удовлетвореност от работата на HR екипа и фокусирането им върху развитие, обучения и други дейности носещи много по-голяма добавена стойност за всички.

Имате ли данни колко време отнема логистиката?

Нека вземем пример с фирма, която има 100 човека персонал и всички трябва да подпишат Анекс. Трябва да се изготвят анексите, да се разпечатат в 2 екземпляра, да се разпишат от Работодателя и да се организират 100 човека да подпишат. Дори всички да са в офиса и това да отнеме 15 мин. на човек, подписването ще отнеме 25 часа или поне три работни дни. Тук не взимам предвид времето, в което проследяваме кой е подписал, на кого трябва отново да напомним и отсъстващи, които трябва да дойдат в друг ден. Организацията с куриерските пратки изисква поне тройно време. Процесът след това продължава с редене на вече подписаните документи в хартиените досиета.

Кои дейности могат да се оптимизират с въвеждането на SB E-File?

Sb E-File позволява управлението на масови файлове - с един бутон качвате едновременно 500 документа от един и същ тип, подписват се сървърно от работодателя в рамките на минута и се изпращат към служителите за подпис.

По този начин се оптимизира и процесът по запознаването на служителите с различни Политики или Заповеди. Документите се подписват от Работодателя сървърно, след което се връчват чрез електронна препоръчана поща на всеки служител в рамките на минути.

За удобство на управлението на статуса на документите, имаме Dashboard, който показва само документите, които все още не са подписани. Всички останали автоматично се подреждат в досиетата на служителите.

Sb E-File позволява изцяло електронен процес за управление на отпуските, който е автоматизиран.

Как се приема това решение от служителите?

Решението се приема изключително добре от служителите, средния процент на съгласили се е 95%. Тук е мястото да отбележа, че е необходимо писмено съгласие на служителя за ползването на Електронно досие.

От опита ми при внедряването на решението при повече от 3000 служителя, мога да споделя, че провеждането на вътрешна кампания е задължително. За фирмите с над 100 човека екип е важно да привлечете мениджърите на екипите, които да ви съдействат за мотивирането и активирането на техните екипи. Всички наши клиенти оценяват високо активното ни участие при информирането на служителите за новата система, за това какво е КЕП и как да го използват.

Колко време отнема внедряването на Електронното досие?

Внедряването на решението отнема по-малко от седмица, след което фирмата може да започне да назначава новите си служители изцяло електронно.

В момента има световна тенденция служителите да търсят много активно нови възможности и да сменят работодателя. Процентът на напускащи в последните 2-3 месеца е колкото за цялата последна година. Това представя Работодателите пред предизвикателството да могат да реагират изключително бързо и гъвкаво при новите назначавания, както и да позиционират фирмата като модерно и иновативно място за работа.

Sb Accounting & Consulting е водеща компания в сферата на изнесените бизнес услуги в България. Ние предлагаме цялостни решения в сферата на изчисляване на възнаграждения, администриране човешки ресурси, счетоводство и финансов мениджмънт. Вижте повече тук: https://sb-bg.com/

Рекламна публикация.

ИЗБРАНО